Los clientes pueden formular sus quejas y reclamaciones por correo-e o presentándolas por escrito en el Laboratorio Agrario y Fitopatológico de Galicia. El Laboratorio hará el acuse de recibo y, siempre que sea posible, facilitará a quien presenta la queja, los informes de progreso y/o el resultado del tratamiento de la misma. De acuerdo con el manual de calidad, todas las quejas y reclamaciones serán atendidas por el director y/o por los responsables técnicos. Se dejará registro de la reclamación en la "Hoja de Reclamación", formato M1501. El Laboratorio Agrario confirmará si la queja está relacionada con las actividades de las que es responsable y en este caso comenzará el tratamiento, sometiendo la decisión a la aprobación del director. Una vez recibida la queja o reclamación se verificarán los registros y se podrán repetir los análisis si fuese necesario. Cada reclamación o queja será identificada con el código XXX/ YY (donde XXX es un número correlativo de reclamación dentro del año, e YY son las dos últimas cifras del año en curso) que asignará el responsable de calidad o el director. En el formato de reclamación se registrará la queja, el motivo de la queja y las acciones tomadas para resolverla. Si la reclamación es procedente se podrá abrir un informe de no conformidad y se tratará según lo establece el manual de calidad del Laboratorio Agrario. Cuando el responsable de calidad o el director lo estiman oportuno, se podrá iniciar una verificación (auditoría) de las partes del sistema de calidad afectadas. El director informará al cliente de las acciones correctoras propuestas para resolver la reclamación. Si el informe de resultados ya estuviese publicado, el tratamiento sería emitir uno nuevo con la leyenda MODIFICACIÓN Nº 1. En el nuevo informe se indicará que sustituye al anterior. Los resultados que se comuniquen a quien presenta la queja, deber ser revisados y aprobados por el director del Laboratorio. Siempre se notificará el cierre de la reclamación.